Aşağıdaki makale size yardımcı olacaktır:Kötü Bir Toplantı Her Zamanki Gibi Nasıl Yürütülür?
Sıkıcı ve etkisiz bir toplantı sadece ekip üyelerinin tutkusunu yok etmekle kalmaz, aynı zamanda zaman geçtikçe herkesi yıpratabilir.
Şimdi size etkisiz bir toplantının nasıl yönetileceğini gösterelim.
1. Toplantı zamanı konusunda net olmayın
Öncelikle, zamanı net olan bir toplantı planlamayın. Örneğin, bir toplantı düzenlemeniz gerekiyorsa herkese yarın sabah bir toplantı yapmasını söyleyin.
Lütfen dikkat edin, önemli olan, üzerinde anlaşmaya varılan bir zaman çizelgesini, yani yarın saat onda tartışmaktan KAÇINMAKTIR.
Bu şekilde katılımcıların çoğu toplantıya geç kalacak, hatta toplantıyı kaçıracak ve bu da toplantıyı daha anlamsız hale getirecektir.
2. İlham verici bir tema belirlemeyin
Anlamsız bir toplantı yürütmenin ikinci anahtarı ASLA ilham verici bir temayı veya net bir gündemi tartışmaktır.
Ekibiniz toplantı hedeflerini anladıktan sonra herkes etkili bir şekilde tartışmaya, paylaşmaya ve işbirliği yapmaya başlayacak ve hatta eyleme dönüştürülebilir kararlar alacaktır.
İnanın beklediğiniz bu değil.
İşleri daha da kötüleştirmek için, toplantı hedeflerini açıkça belirtmeyin ve bunun yerine herkesi, gece gidilecek restoran veya hafta sonları gidilecek yerler için oy vermek gibi istediği herhangi bir şeyi tartışmaya teşvik edin.
Toplantılarınızı mahvetmenin en kolay yolu bu.
3. Toplantılarda zamanı yönetmeyin
Sinir bozucu toplantılar düzenlemenin başka bir ortak faktörü daha vardır: o da toplantının sonsuza kadar sürmesidir.
Bunun gerçekleşmesi için toplantı sırasında asla zamanlayıcı veya benzeri araçlar kullanmamalısınız.
Çalışan bir saat sadece herkesi meşgul etmekle kalmayacak, aynı zamanda kolaylaştırıcının gündemi daha iyi hazırlamasına ve tüm süreç boyunca toplantıyı kontrol etmesine de yardımcı olacaktır.
Zaman yönetimi olmadan uzayan bir toplantı, herkesin yeterince dinlenmesine ve sabrını “pratik yapmasına” yardımcı olacaktır.
4. Toplantı çerçevesi kullanmayın
Verimsiz bir toplantı yürütmek istiyorsanız iyi bir çerçeveye veya şablona izin VERİLMEMELİDİR.
Bir toplantıdan önce eksiksiz ve yapılandırılmış bir çerçeve hazırlamak, herkesi anında hedeflere uygun hale getirecek ve her şeyi yoluna sokacak bir “zehirdir”.
Dolayısıyla doğru yol, herkesin içgüdülerini takip etmesine ve tartışmayı genişletmek için fikirleri tetiklemesine izin vermektir. Ama yine de amacımız toplantıyı her zamanki gibi mahvetmek.
5. Toplantı notları almayın
Anlamsız bir toplantının en büyük yararı, bundan hiçbir çıkarım yapmamaktır. Toplantı notları ya da eylem planları kimsenin umurunda değil.
Not almak veya sonraki adımları kaydetmek kimsenin sevmediği sıkıcı bir iştir. Bunun yerine, uzun ve sıkıcı bir toplantının ardından herkese hemen bir kahve ısmarlamanızı öneririz.
Eğer kolaylaştırıcıysanız, toplantı öncesinde bu işi üstlenecek birini görevlendirmemelisiniz ki, sonunda harika bir özet ya da net eylem maddeleri kimseyi şaşırtmasın.
6. Toplantı sırasında fikir birliğine varmayın
Lütfen aşağıdakileri aklınızda bulundurun:
Toplantı ve tartışma ayrı şeylerdir. Karar verme ve fikir birliğine varma yönündeki herhangi bir çaba teşvik edilmemelidir.
Herhangi bir fikir birliği sağlanamadığında tartışma uzayıp gidecek, hatta asıl gündemden uzaklaşacaktır.
Anlaşma yok, karar yok, eylem yok.
Anlamsız ve etkisiz bir toplantı yürütmenin nihai amacı budur.
Kötü bir toplantıyı farklı şekillerde yürütme konusunu sizinle paylaşmamıza izin verdiğiniz için teşekkür ederiz.
En önemlisi, şu anda en iyi yollardan bazılarında zaten uzmanlaştığınıza inanıyoruz. Uzaktaki ekiplerle çevrimiçi olarak bile etkili ve verimli bir toplantı gerçekleştirin.
Bunlar bugün sizinle gerçekten paylaşmak istediğimiz bazı sırlar.
VUCAC, gerçek zamanlı ekip çalışmasına yönelik çevrimiçi bir beyaz tahtadır. Daha iyi iletişim ve üretkenlik için görsel bir işbirliği platformu sağlamaya çalışıyoruz.
Bugün ücretsiz deneyin.
