Aşağıdaki makale size yardımcı olacaktır:Proje Başlatma Toplantısı Yürütme Kılavuzu
En son çalıştığınız ilk günü düşünün. Muhtemelen önceki gece kıyafetlerinizi düzenleyerek, bir veya iki arkadaşınızdan tavsiye isteyerek ve bu yeni pozisyonda nasıl başarılı olabileceğinizi düşünerek zaman geçirdiniz. Ardından, ertesi gün, patronlarınız ve iş arkadaşlarınız üzerinde bu pozisyonda geçirdiğiniz zamanın temeli olacak iyi bir ilk izlenim bırakmaya hazır olduğunuz kadar hazırlıklı olarak geldiniz.
Yepyeni bir müşteriyle bir proje başlangıç toplantısına girerken almanız gereken zihniyet tam olarak budur. Bu müşteri, ajansınızla bir tür ortaklık yapmayı kabul etti ve şimdi kararlarının iyi verildiğinden emin olmanızın zamanı geldi. Hazırlıktan beklenti belirlemeye ve takibe kadar başarılı bir proje başlangıç toplantısı yürütmenin temellerini tartışalım.
Proje Başlangıç Toplantısı Nedir?
Proje başlangıç toplantısı, satış süreci tamamlandıktan sonra proje yöneticisi ve ilgili ekibin bir müşteriyle yapacağı ilk gerçek etkileşimdir. Bu toplantı, müşteri ile proje için önceliklerinin, amaçlarının ve hedeflerinin ne olduğunu daha ayrıntılı olarak tartışma zamanıdır. Zaman çizelgeleri ve uygulama için beklentileri belirlediğimizden emin olmak ve müşteriyi hem profesyonel hem de kişisel düzeyde tanımak için biraz zaman ayırdığımızdan emin olmak için bu toplantıyı müşteri ile ekibimiz arasında biraz yapılandırılmış bir diyalog olarak ayarlamayı seviyorum.
Herhangi bir müşteriyle bu önemli görüşmeleri yapabilmek için öncelikle sizin ve ekibinizin hazırlıklı olduğundan emin olmalısınız. Aşağıda, bir proje başlangıç toplantısına hazırlanırken atılacak adımları tartışacağız.
1. Proje Başlangıç Toplantısına Hazırlanmak
Bir Dahili Proje Başlatma Toplantısı Gerçekleştirin
Bir proje başlangıç toplantısına hazırlanmanın ilk (ve belki de en önemli) adımı, gerçek proje başlangıç çağrısından önce müşteri hakkında olabildiğince çok bilgi toplamak için iç toplantılar ayarlamaktır. Go Fish Digital’de proje yöneticisi, müşterinin iş kapsamının ne olduğuna bağlı olarak başlamak üzere birkaç farklı dahili toplantı ayarlayacaktır.
İlk şirket içi toplantı her zaman proje yöneticisi ile müşteriyle satış sürecinden geçen kişi arasındadır. Bu toplantı, proje yöneticisinin, satış ekibi üyesinin toplamış olabileceği herhangi bir arka plan bilgisinin yanı sıra müşterinin halihazırda paylaşmış olduğu herhangi bir amaç veya hedef hakkında güncel bilgi sahibi olmasını sağlar. Ayrıca, hangi ekip üyelerinin müşterinin projesinde çalışmak için en uygun olacağını tartışmaya başlamanın da zamanıdır.
Ayarladığımız bir sonraki toplantı, keşif toplantısı dediğimiz şeydir. Bu toplantı sırasında, müşterinin çalışma kapsamındaki her dikeyden karar verilen stratejist ve analistler bir miktar araştırma derlemek için bir araya gelecekler. Örneğin, müşteri proje kapsamının bir parçası olarak SEO’ya sahipse görünürlük, geri bağlantılar ve site hızı gibi şeyleri inceleyebiliriz. Herhangi bir kırmızı bayrak olmadığından emin olmak için kısa bir site taraması da yapabiliriz. Bu sefer, ekibin müşterinin sitesini anlamasına ve proje başlangıç görüşmesi sırasında bir müşteriyle gündeme getirmek isteyebileceğimiz her şeyi dile getirmesine yardımcı olur.
Nihai dahili toplantı, müşterinin özel çalışma kapsamındaki her bir dikeyden tüm ekip üyeleriyle proje başlama çağrısından bir gün önce ayarlanacaktır. Bu toplantı, herkesin proje başlangıç sunumunda ve gündeminde (aşağıda tartışacağız) ortaya konan konuşma noktalarında rahat hissetmesini ve kimsenin kafasında soru veya endişe kalmamasını sağlamak için ayarlandı.
Bir Proje Başlatma Toplantısı Sunumu ve Gündemi Oluşturun
Proje başlangıç toplantısı sunumunu ve gündemini oluşturmak, proje yöneticisinin görüşmeden önceki hafta üzerinde çalışacağı bir şeydir. Gündem, dahili ekiplerin hazırlıklı hissetmelerine ve tam olarak hangi noktalarda konuşacaklarını bilmelerine yardımcı olur ve sunum destesi, müşterinin takip etmesine ve toplantı boyunca belirleyeceğimiz beklentilerin bazılarını görselleştirmesine yardımcı olur.
Bu toplantıların yürütülmesinde tutarlılık ve verimlilik olması için ajansınızın hem gündem hem de sunum destesi için şablonlara sahip olduğundan emin olmanız önemlidir.
2. Proje Başlangıç Toplantısının Yürütülmesi
Ekibi Tanıtın
Herhangi bir proje başlangıç toplantısının ilk bölümü ekibi tanıtmak olmalıdır. Ekipteki herkes müşteriyle yüz yüze olmayacak, bu nedenle müşterinin proje boyunca bir proje yönetim aracı veya dijital iletişim kanalı aracılığıyla etkileşimde bulunabileceği adların yüzlerini koymak yararlı olacaktır. Müşterinin ekibimizi biraz daha tanımasına yardımcı olmak için, müşterinin kamerası kapalı olsa bile ekibimizi bu toplantılara kameraları açık olarak katılmaya her zaman teşvik ederim.
Arka Plan Soruları Sorun
Başarılı bir proje başlangıç toplantısında bir sonraki adım, müşteriye kendilerini ve ekibini tanıtma şansı vermektir. Bu aynı zamanda, satış devrinden veya toplantıdan önce yapılan araştırmalardan öğrendiklerinize dayanarak sahip olabileceğiniz soruları sormak için iyi bir zamandır.
Bence bu, başlama görüşmesinin en önemli kısmı. Bu, gelecek aylar veya yıllar boyunca müşteri ilişkisinin temelini oluşturacaktır. Başlangıç görüşmesinden önce, müşterinin web sitesinde dolaşarak, satış devir görüşmesinden aldığınız notları gözden geçirerek ve görüşme sırasında müşteriye sorulacak soruların bir listesini derlemek için müşteri hakkında herhangi bir ek araştırma yaparak zaman geçirmelisiniz. Ayrıca, müşteriden, kapsamları dahilinde yardımcı olacak tüm Google mülklerine erişim üzerinden göndermesini istemeyi de önemli buluyorum. Bir proje başlangıç görüşmesi sırasında sorma eğiliminde olduğum birkaç sorunun bir listesini aşağıya ekledim.
- Bu projede birlikte çalışmamız için hangi hedefleriniz var?
- Öncelikli anahtar kelimeleriniz nelerdir?
- Birincil rakipleriniz kimler?
- Birincil hedef kitleniz kim?
- Başlıca ürünleriniz/hizmetleriniz nelerdir?
- Bize markanızdan bahseder misiniz?
- Geçmişte dijital pazarlama varlığıyla ilgili bilmemiz gereken herhangi bir sorun veya sorununuz oldu mu?
- Hangi CMS’yi kullanıyorsunuz? Ekibimize CMS’nize erişim izni verebilir misiniz?
- Ekibinizle iletişim kurmanın en iyi yolu nedir? (adlı bir proje yönetim aracı kullanıyoruz. Tıklama müşterilerimizle iletişim kurmak için, ancak bunun işe yaradığından ve/veya e-posta veya Slack gibi başka bir kanal aracılığıyla da iletişim kurmak isteyip istemediklerini her zaman kontrol ederim.)
Ayrıca, müşterinin hazırlamış olabileceği veya proje başlangıç sunumunu sunarken ortaya çıkabilecek soruları sormasına izin vermek için zaman ayırdığınızdan emin olmak istersiniz. Sordukları sorulardan bazıları daha fazla araştırma gerektirebilir veya daha sonra yanıtlanabilir, ancak müşterinin bu ilk görüşmede duyulduğunu hissetmesine yardımcı olmak her zaman faydalıdır.
Beklentileri Belirleyin ve Sonraki Adımlar
Bir strateji oluşturmaya başlamak için yeterli müşteri geçmişine sahip olduğunuzda, müşterinin çalışma kapsamındaki her bir dikey strateji uzmanının, müşterinin önümüzdeki haftalarda ne beklemesi gerektiğine dair net bir resim çizmesini sağlayın. Görsel zaman çizelgelerini kullanmanın çok yararlı olduğunu düşünüyoruz. Örneğin, dijital PR kampanyalarında ilk birkaç hafta araştırma yapmak, veri toplamak ve varlık oluşturmak içindir. Ardından, umutla geri bağlantı almaları için bu kampanyayı gazetecilere sunmaya başlayabiliriz. Bu, güncellemelerin ve sonuçların ne zaman bekleneceğini bilmesi için proje başlangıç toplantısında müşteriye bildirmek için önemli olan bir şeydir.
3. Takip ve Sonraki Adımlar
Bir proje başlangıç toplantısı bittiğinde, asıl iş başlar. Hazırlamak, araştırmak ve beklentileri belirlemek için şimdiden harika bir iş çıkardınız. Ancak, şimdi en önemli şey, bu görüşme sırasında konuşulanları takip ettiğinizden emin olmaktır. Proje başlangıç toplantısı gündeminizde aldığınız notları gözden geçirmeye ve danışanın sorduğu her şeyi takip etmeye özen gösterin. Ayrıca, müşteriyle takip durum çağrılarının sıklığı ve hangi görevler üzerinde çalışacağınız hakkında konuşun, böylece önümüzdeki haftalar için net bir yol haritasına sahip olurlar.
Çözüm
Proje başlangıç toplantıları, uzun süreli bir müşteri ilişkisi için harika bir temel oluşturmak açısından çok önemlidir. Her toplantının mükemmel geçmesini beklemeyin, ancak yukarıdaki yönergeleri izlerseniz, verimli ve etkili bir proje başlangıç toplantısı yürütme konusunda ekibinizi desteklemek için ilk adımı atabileceksiniz.
