Aşağıdaki makale size yardımcı olacaktır:Yedi Rakamlı Bir Ajansın Eş Pilotluğunu Yapan Zapier Otomasyonları
Toplantıları planlamak için her gün ne kadar zaman harcıyorsunuz? Bilgileri bir e-tabloda mı birleştiriyorsunuz? Veya yeni bir iş ortağını işe almak, görevler oluşturmak ve bunları kuruluşunuzun tamamına atamak mı istiyorsunuz?
Ahrefs’de yalın bir ekibimiz var ve niş girişimlerden Fortune 500 şirketlerine kadar geniş bir yelpazeyi yöneten düzinelerce müşteriyle çalışıyoruz. Yüksek kaliteli içerik ve birinci sınıf hizmet sunmaya devam etmek için sürecimizin her bir parçasına çok fazla düşünce ve özen gösteriliyor. Herhangi bir haftada, düzinelerce makale yazıp düzenliyoruz, müşterilerimizin web sitelerinde üretip yayınlıyoruz, SEO denetimleri gerçekleştiriyoruz, yeni müşteriler kazandırıyoruz ve yeni iş kaynakları buluyoruz.
Hiçbir şeyin çatlaklardan düşmesine izin veremeyiz. Ancak bizi doğru yolda tutan sadece birinci sınıf proje yöneticilerimiz değil, aynı zamanda perde arkasında çalışan bir takım otomasyonlar da var.–
Peki otomasyon stratejimize ne rehberlik ediyor? Tekrarlanan her görev için otomasyon fırsatı vardır. Düşünülecek bir görevin daha az olması yalnızca zihinsel yükü azaltmakla kalmaz, aynı zamanda tutarlılığı da sağlar.
COO’muz Nora Schlesinger şöyle diyor: “Aynı görevi tekrar tekrar yaptığınızda, bilgileri atlama ve hatta bir şeyi kafa karıştırıcı bir şekilde açıklama riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Bu tür görevlerin otomatikleştirilmesi insan hatası olasılığını azaltır.”
Zaten zamanımızı, paramızı ve enerjimizi yatırdığımız araçlardan en iyi şekilde yararlandığımızdan emin olmak için otomasyonu da kullanıyoruz. Bu araçların çoğu HubSpot, Asana, Slack, Google G Suite’tir ve elbette hepsine hükmedecek otomasyon aracı Zapier.–
İşte bizi koşmaya devam ettiren makinenin kaputunun altına bir bakış ve en sevdiğimiz Zap’ler:
Yeni bir Büyüme Makinesi çalışanını işe almak (diğer adıyla Çalışanlarınıza idari görevlerde yardımcı olmak için bu Zap’i kullanın)
Teklif mektupları göndermekten sosyal yardım evrakları oluşturmaya kadar, yeni bir çalışanı işe almanın birçok görevi vardır. Ancak tüm bu standart çalışma prosedürleri aynıdır.
Tüm yeni çalışanlarımızın idari tarafta doğru bir şekilde kurulmasını ve olumlu bir işe alım deneyimi yaşamalarını sağlamak için şunları kullanırız: Zapier İşe alma yöneticisine rehberlik etmek ve gerekli tüm görevleri tamamladıklarından emin olmak. İşte o Zap’lerden bazıları:
Asana’da ilk görevi ayarlamak, işe alım yöneticisine yeni işe alınan kişiyle haftalık bire bir toplantılar ayarlamasını, onlara ekibe özel gerekli eğitimleri göndermesini ve hatta Slack’te bir hoş geldiniz mesajı göndermesini hatırlatmak için bir dizi alt görevi başlatır. başlangıç tarihinde.
Sleeknote’tan ConvertKit’e e-posta aboneleri ekleme (Eksik entegrasyonları çözmek için bu Zap’i kullanın)
Kullanıcıların e-posta adreslerini toplamak amacıyla temiz görünümlü, göze çarpmayan ışık kutuları için Sleeknote’u kullanıyoruz. Ancak ConvertKit için Sleeknote entegrasyonu olmadığından Zap ile kendi entegrasyonumuzu oluşturduk. Zap, ConvertKit’in yeni abonemizin blog bültenimize mi yoksa ücretsiz kursumuza mı kaydolduğunu bilmesi için yeni müşteri adayını bile etiketleyecektir.
Bu, yerel bir entegrasyon olmadığında iki uygulamanın veya aracın birbiriyle “konuşmasını” sağlamak için en sevdiğimiz geçici çözüm örneklerinden biridir.
HubSpot potansiyel müşterilerinin adlarını büyük harfle yazın (Diğer otomasyonları etkileyen küçük ayrıntıları otomatikleştirmek için bu Zap’i kullanın)
Bazen insanlar web sitesindeki potansiyel müşteri formunu doldururken adlarının tamamını küçük harflerle yazarlar. Dolayısıyla, onlara ConvertKit veya HubSpot aracılığıyla bir e-posta gönderirsek adları tamamen küçük harflerle görünecektir; bu da özensiz ve profesyonellikten uzak görünebilir. Bu Zap, metni adı ve soyadından alır, her adın ilk harfini büyük harfe çevirir ve ardından kişiyi HubSpot’ta günceller.
Bu hafif veritabanı temizliği, Satış Müdürümüz Nathan Daly’nin adları manuel olarak güncellemesine gerek kalmayacağı ve gelecekte bu kişilere uygun harflerle e-posta göndereceğimiz anlamına geliyor.
Yeni Ahrefs istemcilerinin katılımı (İş akışları arasında tutarlılığı sağlamak için bu Zap’i kullanın)
Yeni bir müşteri bizi işe aldığında, sorunsuz bir katılım sağlamak için bir dizi Zap’imiz var. Ve hepsi tek bir Google E-Tablosu tarafından yönetiliyor.
İlk olarak, devretme: Satış, bir müşteriyi Müşteri Stratejisi ekibimize devrettiğinde, devretme işleminin büyük kısmı bir dizi dikkatle hazırlanmış otomasyon aracılığıyla gerçekleştirilir. Satış ekibimizin yapması gereken tek şey bir Google E-Tablosunun dört hücresini doldurmaktır ve Zap, yeni bir müşteri projesini hızlandırmak için gerekli tüm Asana görevlerini oluşturur.
Müşteri başlangıç çağrısından başlayarak, bu görevler, o müşteri için bir stil kılavuzu oluşturmak gibi dahili proje etkinleştirme araçlarından, fatura oluşturmak gibi dahili idari görevlere kadar her şeyi içerir. Zap, bu görevleri Büyüme Makinesi ekibindeki üyelere otomatik olarak atar.
İlk katılım e-postaları başlıyor: Müşterinin adını ve e-posta adresini Google E-Tablolar’a eklemek aynı zamanda ConvertKit’teki hoş geldiniz e-posta dizimizi de etkinleştirir. Bu, müşterilerimize proje yönetimi ve içerik oluşturma süreçlerimiz hakkında daha fazla bilgi sunan basit bir e-posta serisidir.
İlk paylaşılan belgeler oluşturuldu: Yeni Asana görevi aynı zamanda bir Zap’i de tetikliyor, bu da daha sonra söz konusu istemci için bir Google Drive klasörü ve alt klasörleri oluşturuyor, böylece onlarla kolayca belge oluşturup paylaşabiliyoruz. Bunu bir otomasyon olarak kullanmak, görevi kendimiz yaparak bir alt klasör oluşturmayı kazara kaçırmamamızı sağlar: Her müşterinin içerik planını, teknik denetimini, makale taslaklarını, bağlantı kurma, stil kılavuzları ve daha fazlası.
Asana görevleri Google şablonlarıyla güncellenir: İşbirliği belgelerimizin temeli oluşturulduktan sonra Zap, Asana görevlerimizi şablonlu Google E-Tablolarla günceller.
Yazarları görevlendiriyor ve eğitiyoruz: Bu yeni müşteri için bir yazar belirledikten sonra, Yeni Müşteri Ekleme e-tablomuzdaki bir hücreyi güncelliyoruz ve bir Zap, Editör Direktörümüz Heather Leith’in yazara bir e-posta göndermesini tetikliyor. Bu e-posta, onlara hangi projeyi verdiğimizi kısaca açıklıyor ve onları makale yazarken başarıya hazırlayabilmemiz için SEO içeriği yazmaya yönelik en iyi uygulamalara ilişkin bir eğitime yönlendiriyor.
Müşterilerimize kaliteli hizmet sağlamak, hem kapsamlı hem de tutarlı olmamız gerektiği anlamına gelir. Bu Zap’leri sürecin erken safhalarında ayarlamakla ilgili pek çok zorlu çalışma yapmak, zamanımızı gerçek içerik üretimine harcarken tutarlılık seviyemizi koruyabildiğimiz anlamına geliyor.
İçerik oluşturmak için Asana alt görevleri oluşturma (Editörlük sürecindeki hiçbir adımı kaçırmamak için bu Zap’i kullanın)
Müşteri için her makalenin kendi Asana görevi vardır. Bu, yazarlarla koordineli çalışacağımız, kendi düzenlemelerimizi yapacağımız ve ardından inceleme için müşteriye göndereceğimiz anlamına geldiğinden, bir adımı kaçırma ihtimalimiz çok yüksek.
Yani Asana görevinde, bir makaleyi bitiş çizgisine kadar başarılı bir şekilde görmek için gereken tüm alt görevleri, atananlar ve son teslim tarihleriyle birlikte oluşturan bir Zap bulunur. Doğru: Zap’i, son teslim tarihini girdiğimizde önceki mini teslim tarihlerini otomatik olarak atamak üzere geriye doğru çalışacak şekilde ayarladık.
–
Bu Zap, birkaç adımı ve birden fazla paydaşı olan herhangi bir görev veya proje için mükemmeldir. Ayrıca, bir takvime bakma ve yeniden inceleme son tarihlerini manuel olarak planlama zahmetinden ve zamandan da tasarruf etmenizi sağlar.
Writer Finder isteklerini yönetme (Küçük bir işletme için siparişleri yönetmek için bu Zap’i kullanın)
İşimizin esası müşteriler için SEO ve içerik programlarını yönetmek olsa da, aynı zamanda bir hizmetimiz de var: Yazar Bulucu hangi web sitesi sahiplerinin serbest yazarlara kaynak sağlamak için kullanabileceği. Bu müşterilerin isteklerini göndermelerini son derece kolaylaştırmaya çalışıyoruz, bu nedenle ayrıntıları yakalamak için Typeform’da hızlı bir anketimiz var.
İstemci Gönder düğmesine bastığında Zap üç eylemi tetikler:
1. Tüm Büyüme Makinesi ekibinde görülebilen yeni siparişle ilgili olarak Slack kanalımıza ping atıyor.
2. Daha sonra tüm detaylarıyla birlikte yeni bir Asana görevi oluşturur ve bunu ekipten birine atar.
3. Son olarak müşteriye, isteğini aldığımızı onaylamak için bir onay e-postası gönderir.
–
Tüm bunlar yalnızca The Writer Finder müşterisi için kusursuz bir deneyim yaratmakla kalmıyor, aynı zamanda bizim için de kusursuz bir deneyim yaratıyor. Büyüme Makinesi ekibindeki herkes yeni talebin farkındadır, kilit paydaşa bir görev atanır ve müşteriye, talebini birkaç gün içinde yerine getireceğimiz konusunda güvence verilir.
Cup & Leaf’teki yeni ürünler hakkında sosyal medyayı güncelleme (Sosyal medya akışınızı otomatikleştirmek için bu Zap’i kullanın)
Cup & Leaf’te yeni bir ürünümüz olduğunda, içerik sosyal medya için Buffer’a eklenir. Facebook sayfası, blog yazısının başlığını ve açıklamasını, ona bir bağlantıyla birlikte alacaktır. Twitter’a gelince, açıklamanın uzunluğunu kontrol etmek için mantık ekledik. Çok uzunsa Zap, çok uzun metni metnin birleştirilmiş versiyonuyla değiştirmek için ek bir adıma geçer.
Bu Zap’i kullanmak, özellikle sitenizde sık sık yayın yapıyorsanız, Buffer gönderilerinize giren içeriği düzgün bir şekilde otomatikleştirmenize olanak tanır.
Cup & Leaf test sonuçlarını kullanılabilir e-posta pazarlama listelerine dönüştürme (Test sonuçlarını bir pazarlama hunisine dönüştürmek için bu Zap’i kullanın)
Bu bizim favori Zap’imiz olabilir. Bir süre önce “Ne tür bir çay arıyorsunuz?” Cup & Leaf yarışması, e-posta kaydımızdaki dönüşümleri inanılmaz bir şekilde %528’lik bir artışa yükseltti.
Bunu şu şekilde yaptık: Bu testi hazırlarken, birkaç farklı e-posta pazarlama hunisiyle sonuçlanacak sonuçlara ihtiyacımız olduğunu biliyorduk. Typeform’da 4 farklı sonuç verecek 10 soruluk quizi oluşturduk, Klaviyo’da 4 e-posta hunisi kurduk ve ardından Typeform’u Klaviyo’ya bağlamak için Zapier’i kullandık.
Zapier’de “iç içe geçmiş yollar” kullandık; bu, kullanıcıları sınav yanıtlarıyla en iyi eşleşen e-posta dönüşüm hunisine yerleştirmek için eğer-o halde ifadelerini kullanmamıza olanak sağladı. Bu eğer-o halde ifadelerinden bazıları, kullanıcıları rahatlatıcı çaylar için e-posta hunisine yerleştirebilmemiz için “durgunlaşma” içeren kelimeleri arıyordu.
Test tasarlamak, müşterilerinizin belirli bir e-posta dönüşüm hunisini kendi kendine seçmesini sağlamanın ve sonuçta, aradıkları şeye göre uyarlanmış bir ürünü satın alma konusunda onlara rehberlik etmenin akıllıca bir yoludur. Ancak etkili bir sınav tasarlamak zaman alır ve bundan en iyi şekilde yararlandığınızdan emin olmak için otomasyonları ayarlamazsanız kendinize zarar vermiş olursunuz.
Neyin otomatikleştirileceğine karar verme
Bu kılavuzun farklı türdeki ekipler ve işlevlerde otomasyonları veya Zap’leri kullanmanın çeşitli yollarını sunmasını istedik ve bunun sizin için bazı fikirleri tetiklediğini umuyoruz.
Otomasyonları günlük iş akışınıza nasıl dahil edebileceğinizi bulmaya gelince kendinize şu soruları sorun:
- Görev veya eylem yineleniyor mu?
- Görev veya eylem manuel veri girişini içeriyor mu?
- Otomasyon hata riskini azaltabilir mi?
Bu sorulardan en az birine “evet” yanıtı verdiyseniz muhtemelen bunun için bir Zap vardır.
